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Google Drive: Compartilhe informação e não duplique seus arquivos

25 Abril 2018
Google Drive: Compartilhe informação e não duplique seus arquivos

Google Drive oferece diversas opções de muita utilidade dentro de um ambiente corporativo. A mais revolucionária delas, sem dúvidas, é a opção de compartilhamento dos arquivos, que permite a produção em parceria entre os membros de uma equipe.

Antes da existência de uma ferramenta que possibilitasse essa opção, a rotina para a elaboração de um documento que exigisse a colaboração de várias pessoas era assim: você iniciava a produção e enviava para o seu colega. Depois, precisava esperar até o dia seguinte para receber o arquivo e continuar a produção. Os trabalhos seguiam nesse ritmo até a sua conclusão, quando o documento era enviado para o superior revisar e enviar de volta para serem feitas as correções.

Todo o processo levaria dias, ou até mesmo semanas, sendo que a maior parte desse tempo seria reflexo do tempo ocioso. Enquanto um membro trabalhava na produção, todos os outros ficavam aguardando.
Através da utilização do Google Drive, a empresa não só economiza esse tempo precioso, como também melhora as trocas de informações, agiliza o trabalho e aumenta a produtividade. Vamos ver um pouco mais sobre isso!

Compartilhamento com qualquer pessoa

Os documentos do Google Drive podem ser compartilhados com qualquer pessoa, como amigos, colegas de trabalho ou familiares. Essas pessoas com acesso ao documento podem visualizá-lo e editá-lo diretamente ou ainda fazer sugestões para você dentro do próprio arquivo.
Essa opção de compartilhamento traz duas grandes vantagens para quem está utilizando:

  • Agilidade: Em vez de você perder tempo salvando e enviando o documento, para então esperar a sua análise e devolução por parte de seus colegas, você pode compartilhá-lo com apenas alguns cliques e prosseguir trabalhando nele.
  • Segurança: Muitas vezes, os arquivos são anexados por e-mail ou postos em pen drives para serem enviados a um colega. Depois de concluídos os trabalhos, essas versões do documento continuam espalhadas por aí, e podem ser encontradas por pessoas não autorizadas. Com o Google Drive, você compartilha apenas com quem realmente deve acessar o documento, que fica hospedado na nuvem em servidores de alta segurança.

Edição em tempo real

Já pensou se você e seus colegas pudessem editar um documento simultaneamente? Seria muito mais rápido concluir os trabalhos, não é?

O Google Drive permite que um documento seja acessado e editado em tempo real por todos os usuários com autorização. Isso quer dizer que, enquanto você escreve a conclusão de um relatório, pode ter um colega fazendo a revisão ortográfica e outro adicionando imagens, por exemplo.

Bate-papo e comentários

Além de permitir a edição simultânea, ainda há um espaço para bate-papo e comentários. Ou seja, em vez de ir até a sala de seu colega ou enviar um e-mail para combinar a respeito da produção, vocês podem combinar em uma conversa dentro do próprio arquivo.
É mais uma pequena funcionalidade que faz toda a diferença na agilidade e produtividade da equipe. Além de, como consequência, elevar a qualidade do resultado final.

Integração com G Suite

O Google Drive também faz parte do G Suite, antigo Google Apps for Work, um conjunto de ferramentas empresariais que atende as áreas de comunicação, armazenamento, colaboração e gerenciamento.
A grande vantagem desse pacote de ferramentas é a integração entre elas e o ganho que isso permite na economia de tempo, organização e produtividade. Fazem parte do G Suite ferramentas de: e-mail profissional, agenda, armazenamento na nuvem, documentos, planilhas, apresentações e videoconferências.

Você já conhecia as vantagens do compartilhamento de arquivos que o Google Drive proporciona? Gostou do conteúdo apresentado? Deixe o seu comentário!

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